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特集テレワークで変わる私たちの働き方
～おすすめツールからテレワークの実践例まで～

急速に導入が進んだテレワークですが、環境の整備など、在宅勤務ならではの悩みがありそうです。今、注目されているテレワークについて、実際に取り組んでいる方々のお話もうかがいながら、どのように取り組んでいけばよいか考えていきましょう。

テレワークとは...

ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとられない働き方のことです。日本では、 1984年にNEC でサテライトオフィスによるテレワークが導入されました。自宅で仕事をする「在宅型、顧客先や移動中に仕事をする「モバイル型」、シェアオフィスなどを利用する「施設利用型」に分けられます。

実施状況の概要

日本経済団体連合会が企業の新型コロナウイルス感染症拡大防止対策を調査した結果、約7割の会社で実施している、もしくは実施予定であると回答がありました。大手企業が中心の調査結果ではありますが、テレワークの需要は高まってきているといえます。

実施に向けての課題

テレワークを実施していないと答えた人に理由を聞いたところ、1位「テレワーク制度が整備されていない」、2位「テレワークで行える業務ではない」、3位「テレワークのためのICT環境が整備されていない」となりました。テレワークを行うためには、社内環境整備や仕事内容の精査が必要となります。

会議用

遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションができるツールです。テキストチャットや、同じ画面を見ながら資料の共有を行う会議ができます。交通費などのコスト削減や、会議の時間を短縮できるなどの良さがあります。

■Google Meet

Googleアカウントを持っていれば、誰でも簡単に会議に参加することができる。ハッキング対策もされており、セキュリティがしっかりしているのが特徴。専門ツールは不要でブラウザ上で使うことができる。

■Microsoft Teams

大人数での接続が可能なビジネスチャット。チャット、WEB会議、ファイル共有の3つの機能があり用途に合わせて使い分けることができる。無料版もあり(チャット、通話機能などの基本的な機能が使える)。

データ共有用

インターネット上で写真やPDF、仕事の資料などを共有できるツールです。社内の情報をまとめて管理することができたり、社外からのデータの送受信ができたりします。データのやりとりが楽になり、業務の効率化につながります。

■Google ドライブ

写真やPDFのデータを共有ができるだけでなく、家のPCなどからでもWordやExcel、Powerpointの資料が作成できる。15GBまでの保存容量を無料で使え、複数人同時に編集作業をすることも可能。

■Dropbox

大容量のファイルでもリンクひとつで写真や動画、音楽、音声などのデータを簡単に共有できる。一度削除してしまったファイルを復元できたり、複数の端末から閲覧・編集ができたりするのも魅力。

1.体をほぐすためのグッズ

ストレッチボール

上に寝転がるだけで、テレワークで凝り固まった体をほぐしたり、リラクゼーションを図ったりすることができるグッズです。スポーツ選手から高齢者の方まで幅広く使用されています。

2.パソコンまわり便利グッズ

USBハブ

テレワークでは、会社での仕事を自宅で行うためのパソコン周辺機器が欠かせません。USBだけでなく、SDメモリーカードなどのカードリーダー機能が1つにまとまったものもあるので、在宅での仕事の幅が広がりますね。

3.リラックスグッズ

目元マッサージャー

目元を温める機能が付いていたり、メイクをしたまま使用できたり、持ち運びができたりするものも。価格も2,000円台からあるので、気軽に購入できます。

人気コラムの著書の先生たちは、どのようにテレワークに取り組んでいるのでしょう。

『南の国のナデシコ税理士』著者

原＆アカウンティングパートナーズ代表/税理士　原　尚美先生

テレワークを導入するにあたって

3月半ば、ヨーロッパやアメリカの劇的状況の悪化を目にし、のんびりしている場合ではないと、テレワークの準備に踏み切りました。すでにノートPCやWi-Fiの納期が遅れ気味で、今思うとギリギリのタイミングでした。

導入・運用にあたり苦労したこと・していること

事務所スタッフの大半が子育て中のママなので、彼女たちの労務管理と進捗管理、そして何よりモチベーションアップをどうやって図るかが、もっとも苦労しました。

テレワークにしてよかったこと

テレワークを始めてからは、毎朝スタッフ全員とWEBミーティングを行っています。ある課題が上がった際に、それを聞いていた他のスタッフが解決策をもっていたというケースもあり、以前より事務所内での情報の共有化が図れるようになったと思います。また、スタッフの進捗管理の見える化が長年の課題だったのですが、テレワークのスタートと同時に、毎日進捗管理のシステムをエクセルで作成し、報告してもらうようにしたことで、進捗の可視化もできるようになりました。

『タックス　ファンタスティック』著者

税理士法人レガシィ代表社員パートナー/公認会計士・税理士　天野　大輔先生

テレワークを導入するにあたって

2019年 10月頃には、Windows10対応として全員ノート PC に切り替えて*シンクライアント化を実現できていたため、スムーズにテレワークに移行することができました。※クライアント端末の機能を最小限にし、アプリケーションやデータをサーバー側で実行し、管理する仕組み。

導入・運用にあたり苦労したこと・していること

相続専門の税理士法人ということで、お客様もシニア層が多く、WEB会議になじみがない方も多かったです。社内外での押印を必要とする書類の対策、セキュリティ対策、社内の問合せ対応に苦労しました。

テレワークにしてよかったこと

WEB会議システムを導入して、お客様にもその便利さに気づいていただけたと感じます。また、テレワーク導入にあたり危機意識の共有ができたことで、社内のコミュニケーションがより活発になりました。そして、仕事とは何か、プライベート・家族とは何かということも非常に考えさせられました。以前はスーツを着て会社に行っていれば仕事、という意識でしたが、テレワークをスタートさせてからは、場所や時間よりも成果を意識するようになりました。家族との会話も多くなり、きずなが深まったように思います。